Полиграфическая автоматизация с помощью программы УСУ

Полиграфия в значительной степени зависима от объема заказов, так как это производство с дорогостоящим оборудованием и недешевыми расходными материалами, которое не должно стоять без работы. Поэтому важным моментом в работе полиграфии является взаимодействие с клиентами, направленное на удержание текущих, возвращение бывших и привлечение будущих.

Программа автоматизации для полиграфических предприятий, подготовленная компанией «Универсальная Система Учета», предусматривает ведение клиентской базы в формате CRM-системы, что позволяет поднять отношения с ними на более высокий и, соответственно, более продуктивный уровень отношений. Если до внедрения автоматизации предприятие полиграфии работало в другой базе данных, где было сосредоточено большое количество клиентов, то функция импорта поможет перенести все эти данные в новый формат в автоматическом режиме, не прибегая к помощи третьих лиц. Для добавления новых клиентов программа предлагает воспользоваться электронной формой в виде окна с запланированными в нем ячейками, содержащими выпадающие списки – варианты ответов, из которых следует быстро выбрать нужный и кликом мышки впечатать его в окно и базу.

Аналогичную форму программа предлагает и для оформления заявок при приеме заказа, в том числе по телефону. В этом окне указывается дата приема, мышкой впечатывается клиент из CRM-системы с предварительным поиском по его первым буквам, затем наступает черед оформления самого заказа, для чего в форме также подготовлены ячейки с выпадающими списками – каталогами по печатной продукции, из которых опять же нужно выбрать соответствующую заказу опцию и кликнуть по ней мышкой для ввода в ячейку. Здесь выбирают формат, тираж, цветность, бумагу, ее плотность, указывают припуски на поля и прочие технологические нюансы. Программа имеет настроенные при первом сеансе работы калькуляции всех процессов и вариантов печати, поэтому заказ может быть рассчитан автоматически. Хотя менеджер может ввести коэффициент надбавки или предоставить скидку – все в его руках. Программа подготовит несколько вариантов расчета для разного количества тиража, чтобы заказчик самостоятельно определился со стоимостью работы.

После утверждения объема заказа и его стоимости, он отправляется в цех, предварительно побывав в руках маркетолога, проверяющего полноту и качество исходных материалов для организации печати. Следует отметить, что в программе составляется план работ по каждому заказу с перечнем всех стадий технологической цепочки и указанием срока для каждой, автоматически рассчитанным программой на основании установленных в отрасли норма-часов по каждому виду продукции. Если заказ вышел из какой-то службы, то в общем плане появляется флажок о выполнении, поэтому всегда можно ответить, где сейчас находится заказ и какова его степень готовности. Если вдруг сроки кем-то нарушаются, система сигнализирует об этом остальным и руководству для оперативного решения проблемы.

Программа для полиграфии автоматизирует весь процесс от приема заявки до выхода готовой печатной продукции, но может иметь и «укороченный» вид для предприятий, не имеющих полного технологического цикла, например, для рекламного агентства и издательского дома.

Помимо производственных задач, программа решает отдельные внутренние вопросы, например, составляет в полном объеме требуемую финансовую и внутреннюю отчетность, предоставляя контрагентам своевременно бухгалтерские документы. Программа устанавливает контроль над расходами и поступлениями, в первом случае оценивая их обоснованность, во втором – распределяя по счетам и способам оплаты.

В программе оказываются зарегистрированными все объемы работ, в том числе отдельно по каждому сотруднику, на основании которых она производит начисление сдельной заработной платы мастерам полиграфии.

Поделиться в соц. сетях

0